Für den Fall der Veröffentlichungen von Arbeitnehmerfotos in unternehmenseigenen Medien, z. B. der Webseite, sollte zur Klarstellung beider Parteien eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden. Die Einwilligungsklausel sollte möglichst konkret gefasst sein. Die Beweislast für eine rechtswirksam erklärte Einwilligung trägt der, der die Abbildung verbreitet, mithin der Arbeitgeber. Der Umfang der Einwilligung sollte daher in dessen Interesse möglichst detailliert beschrieben sein. Seitens der Arbeitgeber sollte Interesse an der Festlegung liegen, wie lange Fotos im Falle eines Ausscheidens des Mitarbeiters Verwendung im Sinne einer Veröffentlichung finden dürfen. Im Fall von Printmedien sollte eine Vereinbarung über den Verbrauch einer möglichst konkret beschriebenen Auflage bestehen.
Sinnvoll ist darüber hinaus eine Vereinbarung über die Bestätigung des Arbeitnehmers, von den üblichen Suchmaschinen im Rahmen der Veröffentlichung erfasst zu werden.
