E-Mail-Archivierung

Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung geschäftlicher E-Mails kann datenschutzrechtliche Probleme bereiten, wenn dabei auch private Nachrichten von Arbeitnehmern mit gespeichert werden. Alle Schriftstücke, die der Vorbereitung, der Durchführung, dem Abschluss und der Rückgängigmachung eines Geschäftes dienen, gelten als Handelsbriefe bzw. Handelsmails, die sicher aufzubewahren sind. Andererseits werden Firmenrechner oftmals auch für private Zwecke genutzt. Diese Mails werden infolge dessen mit archiviert. Das Unternehmen wird dadurch zur datenerhebenden und datenspeichernden Stelle. Dies ist verbunden mit der Verpflichtung zum sorgsamen Datenumgang. Bei einer späteren notwendigen Einsicht in das Archiv kann es insoweit passieren, dass der Arbeitgeber auch Kenntnis von privaten Mails erlangt. Mögliche Folge sind datenschutzrechtliche Konsequenzen. Eine vorherige Einwilligung des Arbeitnehmers ist nur bedingt tauglich, da diese jederzeit widerrufen werden könnte. Abgesehen von einem immer weniger praktikablen Totalverbot privater Mails helfen klare Regeln im Umgang mit privaten Mais. Zwischen Betrieb und Beschäftigten sollte festgelegt sein, wie die private E-Mail-Nutzung zu erfolgen hat. Eine Möglichkeit zur besseren Trennung beruflicher und persönlicher Nachrichten bietet die zu gewissen Zeiten erlaubte private Nutzung. Besser noch ist es Arbeitnehmern zuzuschreiben, private Mails räumlich getrennt von geschäftlicher Korrespondenz zu speichern. Auch eine deutliche Markierung der Mails könnte helfen. Mit mehr Aufwand, aber auch mit mehr Sicherheit verbunden wäre das Anlegen spezieller E-Mail-Konten.